يتم تعيين ( سفير الزكاة ) في كل دولة طبقا للأسس والقواعد التالية :1.الأصل أن يكون تعاون سفير الزكاة مع المنظمة على أساس العمل التطوعي ( الوقف ) ، وعليه فإن المنظمة لا تلتزم في مقابل ذلك بدفع أي مقابل مادي وتحت أي مسمى ، ويجوز لمجلس الإدارة تقديم مكافأة للسفير وفق شروط وضوابط يتم تحديدها بقرار خاص من مجلس الإدارة .
2.يقدم السفير المرشح قبل تعيينه تصورا مكتوبا لمكتب الأمانة العامة يتضمن رؤيته الاستشرافية بشأن مجالات ومشاريع العمل والفرص الزكوية التي يمكن تنفيذها في بلده ، ومن خلال التنسيق والتعاون مع المنظمة .
3.بعد استيفاء شرط المقابلة الشخصية وفحص المؤهلات العلمية والشخصية يقوم الأمين العام بترشيح سفير / سفراء الزكاة Zakat Ambassador ، على أن يكون الترشيح مقرونا بتاريخ سريان السفارة وملخص الفرص المتاحة لإنجازات السفير في بلده ، ولا يكون السفير معتمدا إلا بعد صدور قرار مجلس الإدارة بتعيينه .
4.مدة السفارة سنتان قابلة للتجديد بقرار جديد من مجلس إدارة المنظمة .
5.يكون ( سفير الزكاة ) ممثلا للمنظمة في تحقيق أهدافها داخل بلده .
6.يحق لمجلس إدارة المنظمة منفردا إلغاء تعيين السفارة ، ودون الحاجة لإبداء الأسباب ، مع إخطار مجلس الإدارة بذلك .
7.التبعية الإدارية والتنظيمية لسفراء الزكاة تعود إلى مكتب الأمانة العامة ، وبإشراف ومتابعة مباشرة من الأمين العام .
8.يصدر الأمين العام قائمة سنوية تتضمن أسماء ودول سفراء الزكاة المعينين ، مع مراعاة التحديث أولا بأول لقائمة السفراء المعلنة في موقع المنظمة .
9.تعلن المنظمة في موقعها الإلكتروني عن محددات ومعالم وضوابط مشروع سفراء الزكاة Zakat Ambassador في أيقونة خاصة ، على أن تتضمن قائمة بأسماء ( سفراء الزكاة ) مقرونة بدولهم مع سيرهم الذاتية وتاريخ سريان السفارة ، ويتم تحديثها دوريا / سنويا على الموقع ، إضافة إلى بيان تاريخ بدء سريان التفويض وانتهائه ، مع إخلاء مسؤولية المنظمة عن أية حقوق مالية تنشأ بواسطة ( سفير الزكاة ) تجاه الغير .
10.يلتزم سفير الزكاة بتقديم تقرير سنوي مفصل حول ما قام بإنجازه من أعمال في بلده .
11.يجوز لمنظمة الزكاة منح ( سفير الزكاة ) بعد انتهاء مدته شهادة تقديرية ، وفي حالة نجاح السفير في تقديم خدمات وإنجازات نوعية ومتميزة فإنه يجوز للأمين العام التوصية بعمل تكريم نوعي وخاص يتناسب مع جودة وحجم الإنجاز الذي قدمه سفير الزكاة .
يتولى ( سفير الزكاة ) القيام المهام التالية :- المساهمة في تعزيز العلاقات الثنائية وتمكين الزكاة وفتح آفاق التعاون المشترك بين المنظمة ودولته.
- قيادة مشاريع عمل مشتركة بما يحقق أهداف المنظمة بصورة استراتيجية ومستدامة داخل الدولة .
- المشاركة والتفاعل عبر مختلف وسائل الإعلام والتواصل المحلية بما يعزز أهداف المنظمة في بلده. - المساهمة في نشر علوم الزكاة في بلده ، والتسويق لوسائل تمكين الزكاة وتحسين واقعها في بلده .
- الإشراف على فريق عمل (مرصد الزكاة) في بلده، وتقديم المساعدة والدعم لهم.
- التنسيق لإقامة مؤتمرات المنظمة وتنفيذ برامجها التدريبية وطرح شهاداتها المهنية وتقريب منتجاتها وإصداراتها العلمية والإعلامية لدى الجهات الحكومية أو الأهلية في بلده .
- السعي في إقامة عمل مؤسسي متخصص في قضايا الزكاة داخل بلده ، بحيث يتبنى هذا الكيان المؤسسي وبصورة رسمية ومتخصصة تحقيق رسالة المنظمة وأدبياتها ومشاريعها العالمية .
- يختص تمثيل ( سفير الزكاة ) في نطاق الأعمال الإدارية والتسويقية والتنسيقية والاتصالية وربط العلاقات مع الجهات الرسمية العامة أو الخاصة في الدولة ، ودون التدخل في تنفيذ الأمور المالية لتلك الأعمال بأي وجه من الوجوه .